Kilitronik | GİZLİLİK, KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

VEMUS ENDÜSTRİYEL ELEKTRONİK SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ

GİZLİLİK, KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

GİRİŞ

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe girmiş olup kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişlere ilişkin her türlü bilginin işlenmesine ilişkin düzenlemeleri içermektedir.

VEMUS Gizlilik, Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”), VEMUS Endüstriyel Elektronik San. ve Tic. Ltd. Şti. (kısaca “VEMUS”) tarafından, aşağıda listeli kategorilerde yer alan gerçek kişilere ait kişisel verilerin Kanun kapsamında işlenmesine ilişkin, VEMUS’un beyan ve açıklamalarını içermektedir. Bu kapsamda Politika’nın uygulama alanı, aşağıdaki veri sahiplerine ait kişisel verilerin işlenme süreçleridir:

* Potansiyel Kullanıcı ve Müşteriler
* İlgili Şirket Yetkilileri
* Eski Çalışan/Emekliler
* İş Ortağı Hissedarları, Yetkilileri, Çalışanları
* Sistem Entegratörleri Yetkilileri, Çalışanları
* Çalışan ve Stajyer Adayları
* Ziyaretçiler
* Basın
* Üçüncü Kişiler

Bu Politika değişen şartlara ve mevzuata uyum sağlamak amacıyla zaman zaman güncellenebilecektir.

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER

Kanun’un 4. maddesi uyarınca veri sorumlusu konumundaki VEMUS, kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdaki ilkelere uygun hareket etmektedir:

1. Hukuka ve dürüstlük kurallarına uyum:

Kişisel veriler, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde işlenmektedir. Bu doğrultuda veri sorumlusu olarak VEMUS, her türlü kişisel veri işleme süreçlerinde yürürlükte bulunan mevzuata uygun hareket etmekte ve dürüstlük kurallarına uymaktadır.

2. Doğruluk ve güncellik:

Veri sorumluları, işledikleri kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamak üzere gerekli süreçleri kurgulamalıdır. Bu doğrultuda VEMUS, veri sahiplerinin verilerini güncellemesi için olanak sağlamakta ve verilerin veri tabanlarına doğru bir şekilde aktarımını temin için gerekli önlemleri almaktadır.

3. Belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme:

Veri sorumluları, Kanun kapsamındaki aydınlatma yükümlülükleri doğrultusunda veri sahiplerini kişisel verilerin işlenme amaçları ile ilgili bilgilendirmekle yükümlüdür. Bu doğrultuda veri sorumlusu konumundaki VEMUS veri işleme faaliyetlerini belirli ve meşru amaçlarla sınırlı tutmakta ve söz konusu amaçlara ilişkin olarak veri sahiplerini aydınlatma metinleri kapsamında açık bir şekilde bilgilendirmektedir.

4. İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma:

VEMUS tarafından kişisel veriler, temin edildikleri sırada veri sahibine bildirilen amaç için gerektiği ölçüde, bu amaçla bağlantılı ve sınırlı olarak işlenmektedir.

5. İlgili mevzuatta öngörülen veya ilgili amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme:

Veriler, yürürlükte bulunan mevzuat kapsamında belli bir süre belirlendiği takdirde bu süre boyunca muhafaza edilmektedir. Mevzuatta bu şekilde bir süre belirlenmediği takdirde ise veri kullanım amacı ve şirket prosedürleri göz önünde tutularak makul saklama süreleri belirlenmekte ve veriler bu süre ile sınırlı şekilde saklanmaktadır. Bahsi geçen sürelerin sona ermesini takiben ise veriler, şirket prosedürleri doğrultusunda silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

VEMUS TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

Kanun’un 5 ve 6. maddeleri, kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine yönelik şartları ortaya koymaktadır. Özel nitelikli kişisel veriler Kanun’da sınırlı bir şekilde sayılmış olup kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerini içermektedir. Kanun’un 5. maddesi özel nitelikli olmayan kişisel verilerin işlenme şartlarını belirlerken, özel nitelikli verilerin işlenme şartları 6. maddede düzenlenmiştir.

Bahsi geçen maddelere göre özel nitelikli olmayan kişisel veriler aşağıdaki hallerde işlenebilecektir:

- Veri sahibinin açık rızası bulunması.
- Veri işlemenin kanunlarda açıkça öngörülmesi.
- Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için ilgili verilerin işlenmesinin zorunlu olması.
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması.
-Kişisel verilerin ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
-Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

Özel nitelikli kişisel veriler ise, aşağıda öngörülen şartlara tabi şekilde işlenebilecektir:

- Veri sahibinin açık rızası bulunması.
- Sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler dışındaki özel nitelikli kişisel veriler (kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri) açısından işlemenin kanunlarda öngörülmesi.
-Sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler açısından kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbı teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi.

Bu kapsamda VEMUS tarafından Ek-1’de belirtilen kategorilerde yer alan gerçek kişilere ilişkin kişisel veriler aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

*Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Planlanması, Denetimi ve İcrası
*Bilgi Teknolojileri Alt Yapısının Oluşturulması ve Yönetilmesi
*Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatlerin Planlanması ve İcrası
*Çalışanların Bilgiye Erişim Yetkilerinin Planlanması ve İcrası
*Etkinlik Yönetimi
*Finans ve/veya Muhasebe İşlerinin Takibi
*İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
*İş Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
*İş Ortakları ve/veya Tedarikçilerin Bilgiye Erişim Yetkilerinin Planlanması ve İcrası
*İş Ortakları ve/veya Tedarikçilerle Olan İlişkilerin Yönetimi
*İş Sağlığı ve/veya Güvenliği Süreçlerinin Planlanması ve/veya İcrası
*İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Planlanması ve/veya İcrası
*Kredi Kullandırma Sürecinin Oluşturulması ve Takibi
*Kurumsal İletişim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
*Kurumsal Yönetim Faaliyetlerin Planlanması ve İcrası
*Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
*Müşteri Memnuniyeti Aktivitelerinin Planlanması ve/veya İcrası
*Müşteri Talep ve/veya Şikayetlerinin Takibi
*Personel Temin Süreçlerinin Yürütülmesi
*Satış Sonrası Destek Hizmetleri Aktivitelerinin Planlanması ve/veya İcrası
*Şirket Çalışanları İçin İş Akdi ve/veya Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
*Şirket Demirbaşlarının ve/veya Kaynaklarının Güvenliğinin Temini
*Şirket Faaliyetlerinin Şirket Prosedürleri ve/veya İlgili Mevzuata Uygun Olarak Yürütülmesinin Temini İçin Gerekli Operasyonel Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
*Şirket Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
*Şirketin Finansal Risk Süreçlerinin Planlanması ve/veya İcrası
*Şirketin Sunduğu Ürün ve/veya Hizmetlere Bağlılık Oluşturulması ve/veya Arttırılması Süreçlerinin Planlanması ve/veya İcrası
*Şirketin Üretim ve/veya Operasyonel Risk Süreçlerinin Planlanması ve/veya İcrası
*Şirketler ve Ortaklık Hukuku İşlemlerinin Gerçekleştirilmesi
*Sözleşme Süreçlerinin ve/veya Hukuki Taleplerin Takibi
*Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
*Üretim ve/veya Operasyon Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
*Ürün ve Hizmetlerin Satış ve Pazarlaması İçin Pazar Araştırması Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
*Ürün ve/veya Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
*Ürün ve/veya Hizmetlerin Satış Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
*Verilerin Doğru ve Güncel Olmasının Sağlanması
*Yetkili Kuruluşlara Mevzuattan Kaynaklı Bilgi Verilmesi

VEMUS TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Aktarıma ilişkin Genel Şartlar Kanun’un 8. maddesi, kişisel verilerin aktarımı ile ilgili olarak verinin özel nitelikli kişisel veri olup olmadığına göre bir ayrıma gitmiştir.

Bahsi geçen maddeye göre özel nitelikli olmayan kişisel veriler, yukarıda Bölüm 2’de belirtilen işleme şartlarından birinin varlığı halinde üçüncü kişilere aktarılabilecektir. Bu doğrultuda kişisel veriler;

*Veri sahibinin açık rızası bulunması,
*Veri işlemenin kanunlarda açıkça öngörülmesi,
*Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için ilgili verilerin işlenmesinin zorunlu olması,
*Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
*Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması,
* Kişisel verilerin ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması, *Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
* İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,
hallerin de VEMUS tarafından tüzel kişilikleri dışındaki kişilerle paylaşılabilmektedir.

8. madde, özel nitelikli kişisel veriler açısından da Bölüm 2’de belirtilen işleme şartlarına atıf yapmış, ancak aktarım için ayrıca yeterli önlemlerin alınmış olmasını öngörmüştür. Buna göre VEMUS tarafından özel nitelikli kişisel veriler,

*Sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler dışındaki özel nitelikli kişisel veriler (kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri) açısından işlemenin kanunlarda öngörülmesi, ve
*Sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler açısından kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbı teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi amaçlarına tabi olarak, her halükarda yeterli önlemlerin alınması sonrasında üçüncü kişilerle paylaşılmaktadır.

Yurtdışına Aktarım, VEMUS tarafından kişisel verilerin yurtdışına;

*Veri sahibinin açık rızasının bulunması halin de veya
*Veri sahibinin açık rızası bulunmadığı ancak yukarıda belirtilen diğer şartlardan bir veya birkaçının karşılandığı hallerde;
*Verilerin aktarıldığı ülkede yeterli koruma bulunması ve
*Verilerin aktarıldığı ülkede yeterli koruma bulunmaması durumunda ilgili VEMUS’un ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlusu ile birlikte yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun izninin alınması kaydı ile aktarılabilmektedir.

VEMUS Tarafından Aktarım Yapılan Taraflar Yukarıdaki şartlar VEMUS tarafından kişisel veriler, aşağıdaki taraflara aktarılmaktadır:

VEMUS’un katılımını gerektiren ticari ve operasyonel faaliyetlerinin yürütülmesini temin amacıyla VEMUS’a;

*VEMUS’un dış kaynak kullandığı süreçlerde hizmet alımını temin amacıyla tedarikçilere.
*İş ortaklığının amaçlarının yerine getirilmesini temin amacıyla iş ortaklarına.
*Hukuki yetkileri çerçevesindeki talep edilen bilgilerle sınırlı olarak Hukuken yetkili kamu kuruluşları ve hukuken yetkili özel kişi veya kuruluşlara.

VEMUS TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER

VEMUS tarafından işlenen kişisel verilerin kategorizasyonu Ek-1 kapsamında yer almaktadır.

VEMUS TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ USULÜ

VEMUS, Kanun’da öngörüldüğü şekilde, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel veri sahiplerine veri sorumlusu olarak kişisel verileri hangi amaçla işlediği, işlenen kişisel verileri kime ve hangi amaçlarla aktarabileceği, kişisel veri toplama yöntem ve hukuki sebebi ile veri sahibinin hakları konusunda bilgilendirme yapmaktadır.

Herhangi bir süreç, Kanun uyarınca açık rıza alınmasını gerekli kıldığı takdirde, VEMUS tarafından yukarıda bahsi geçen bilgilendirmenin yapılması sonrasında veri sahiplerinden açık rızaları alınmaktadır.

VEMUS TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİNİN TESPİTİ

VEMUS, kişisel verilerin saklanma sürelerini belirlerken yürürlükte bulunan mevzuatı ve süreç konusu verilerin işlenme amaçlarını göz önünde tutarak belirleme yapmaktadır. VEMUS, saklama sürelerini her halükârda yasal yükümlülükleri ve ilgili zamanaşımı süreleri ışığında tespit etmektedir.

Veri işleme amacının ortadan kalkması halinde, verilerin tutulmasına olanak sağlayan başka bir hukuki sebep veya dayanak bulunmadığı sürece veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI

Veri Sahiplerinin Hakları, Kanun’un 11. maddesine göre kişisel veri sahipleri veri sorumlusuna karşı aşağıdaki haklara sahiptir:

*Kendisi ile ilgili kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme.
*Kendisi ile ilgili kişisel veri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
*Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
*Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
*Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme.
*İlgili mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme.
*Düzeltme, silme ve yok etme talepleri neticesinde yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
* İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
*Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Kanun’un 28. maddesinin 2. fıkrası veri sahiplerinin talep hakkı bulunmayan halleri sıralamış olup bu kapsamda;

*Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
* İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,
*Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,
*Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması, hallerin de verilere yönelik olarak yukarıda belirlenen haklar kullanılamayacaktır.

Kanun’un 28. maddesinin 1. fıkrasına göre ise aşağıdaki durumlarda veriler Kanun kapsamı dışında olacağından, veri sahiplerinin talepleri bu veriler bakımından da işleme alınmayacaktır:

*Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi.
*Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
*Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
*Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbarı faaliyetler kapsamında işlenmesi.
*Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

Veri Sahipleri Tarafından Hakların Kullanılması

Veri sahipleri, yukarıda bahsi geçen hakları kullanmak için http://www.vemus.com.tr/kurumsal/kisisel-verilerin-korunmasi linkinde yer alan “Kişisel Veri Sahibi Tarafından Veri Sorumlusuna Yapılacak Başvurulara ilişkin Form’u kullanabileceklerdir.

Başvurular, ilgili veri sahibinin kimliğini tespit edecek belgelerle birlikte, aşağıdaki yöntemlerden biri ile gerçekleştirilecektir:

*Formun doldurularak ıslak imzalı kopyasının elden, noter aracılığı ile veya iadeli taahhütlü mektupla NOSAB Zeytin Cad. No:14 16220 Nilüfer/Bursa adresine iletilmesi,
*Formun 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında düzenlenen güvenli elektronik imza ile imzalanarak vemus@hs03.kep.tr adresine kayıtlı elektronik posta (KEP) ile gönderilmesi,
*Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından öngörülen bir yöntemin izlenmesi.

VEMUS, Kanun’da öngörülmüş sınırlar çerçevesinde söz konusu hakları kullanmak isteyen veri sahiplerine, yine Kanun’da öngörülen şekilde azami otuz gün içerisinde cevap vermektedir. Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.

Veri sahibi başvuruları kural olarak ücretsiz şekilde işleme alınmakla birlikte, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ücret tarifesi öngörülmesi durumunda bu tarife üzerinden ücretlendirme yapılabilecektir.

VEMUS, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir, başvuruda belirtilen hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

VEMUS TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

VEMUS, kişisel verilerin güvenliğini sağlamak adına yetkisiz erişim risklerini, kaza ile veri kayıplarını, verilerin kasti silinmesini veya zarar görmesini engelleyecek makul teknik ve idari önlemleri almaktadır.

Bu kapsamda VEMUS;

*Kişisel verilere erişimleri kayıt altına almakta,
*Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kullanarak veri güvenliğini sağlamakta, *Kişisel veri işleme faaliyetlerinin iş birimi bazında takibini yapmakta, * Kanun’un 12. maddesi uyarınca Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimlerin yapılmasını sağlamakta, *Şirket içi politika ve prosedürlerle veri işleme faaliyetlerinin Kanun’a uyumunu temin etmekte, * Şirket içerisinde erişilen verilerin niteliğine uygun yetkilendirmeler yapmakta, *Özel nitelikli kişisel verilere erişimi daha katı önlemlere tabi tutmakta, *Özel nitelikli kişisel verilere erişimi olan kişileri ek güvenlik kontrollerinden geçirmekte, *Kişisel verilere dış kaynak kullanımı v.b. sebeplerle şirket dışından erişim olması halinde VEMUS dış hizmet sağlayıcı tarafından Kanun’a uyumun sağlanmasına yönelik taahhütleri almakta, *Kişisel verilere erişim yetkisi bulunanlar başta olmak üzere tüm çalışanlarını Kanun kapsamındaki görev ve sorumlulukları ile ilgili olarak bilgilendirmek için gerekli aksiyonları almaktadır.

VEMUS KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI İLE İLGİLİ ŞİRKET İÇİ YÖNETİŞİM YAPISI

VEMUS bünyesinde, Kanun’a uyum için gerekli aksiyonların takibi ve yönetilmesi amacıyla bir Kişisel Verilerin Korunması Komitesi (“Komite”) kurulmuştur.

Bu Komite’nin başlıca görevleri;

*VEMUS bünyesinde kişisel verilerin korunması ve işlenmesi ile politika ve prosedürleri hazırlamak ve yürürlüğe konulması için gerekli aksiyonları almak,
*Politika ve prosedürlerin uygulanması için VEMUS bünyesinde gerekli görev dağılımını yapmak ve ilgili aksiyonların alındığının takibinin gerçekleştirmek,
*Kanun’un 12. maddesi uyarınca yapılacak denetimlerin takibini yapmak, Kanun’un uygulaması ile ilgili VEMUS bünyesinde farkındalığı arttırmak için alınacak aksiyonları belirlemek, aksiyonlara ilişkin gerekli görev dağılımını yapmak,
*Kanun ve/veya politika ve prosedürün uygulanması ile ilgili ortaya çıkabilecek soru ve sorunların çözümü için gerekli aksiyonların alınmasını sağlamak,
*Gereken hallerde veri sahibi başvurularının çözümü için gerekli aksiyonları almak,
*Kişisel Verileri Koruma Kurumu ile olan ilişkileri yürütmektir.

Ek-1: Veri Kategorizasyonu

Veri Kategorisi	Kişisel Veri Kategorizasyonu Açıklama	İlgili Kişisel Veri Kategorizasyonu İçerisine Giren Kişisel Veri Tipleri
Kimlik Bilgisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, ehliyet, nüfus cüzdanı, ikametgâh, pasaport, avukatlık kimliği, evlilik cüzdanı gibi dokümanlarda yer alan bilgiler	TCKN, pasaport no., nüfus cüzdanı seri no., ad-soyad, fotoğraf, doğum yeri, doğum tarihi, yaş, nüfusa kayıtlı olduğu yer, vukuatlı nüfus cüzdanı örneği
İletişim Bilgisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, kişiyle iletişim kurulması amacıyla kullanılan bilgiler	E-mail adresi, telefon numarası, cep telefonu numarası,adres v.b.
Lokasyon Verisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, veri sahibinin konumunu tespit etmeye yarayan veriler	Şirket araçlarının kullanımı sırasında edinilen lokasyon verileri
Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, ilgili şirket ve veri sahibinin hukuki menfaatlerini korumak amacıyla işlenen kişisel veri sahibinin aile bireyleri ve yakınları hakkındaki bilgiler	Kişisel veri sahibinin çocukları, eşleri ile ilgili kimlik bilgisi, iletişim bilgisi ve profesyonel, eğitim bilgileri v.b. bilgiler
Müşteri Bilgisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, ürün ve hizmetlerimizden faydalanan müşterilere ait bilgiler	Müşteri no, meslek bilgisi, v.b.
Müşteri İşlem Bilgisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, ürün ve hizmetlerimizden faydalanan müşteriler tarafından gerçekleştirilen her türlü işleme ilişkin bilgiler	Talep ve talimatlar, sipariş ve sepet bilgileri, v.b.
Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekanın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler	Giriş çıkış logları, ziyaret bilgileri, kamera kayıtları v.b.
İşlem Güvenliği Bilgisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, VEMUS ve ilgili tarafların teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğini sağlamak amacıyla işlenen kişisel veriler	Kişisel veri sahibiyle ilişkilendirilen işlem ile o kişiyi eşleştirmeye ve kişinin o işlemi yapmaya yetkili olduğunu gösteren bilgiler (örn. Internet sitesi şifre ve parola bilgileri)
Risk Yönetimi Bilgisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, VEMUS’un ticari, teknik ve idari risklerini yönetebilmek için işlenen kişisel veriler	IP adresi, Mac ID vb. kayıtlar
Finansal Bilgi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, kişisel veri sahibi ile mevcut hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlar kapsamındaki kişisel veriler	Veri sahibinin yapmış olduğu işlemlerin finansal sonucunu gösteren bilgiler, kredi kartı borcu, kredi tutarı, kredi ödemeleri, ödenecek faiz tutarı ve oranı, borç bakiyesi, alacak bakiyesi v.b.
Özlük Bilgisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, çalışanların özlük haklarının oluşmasına temel olan kişisel veriler	Kanunen özlük dosyasına girmesi gereken her türlü bilgi ve belge (örn. Maaş miktarı, SGK pirimleri, bordrolar v.b.)
Çalışan Adayı Bilgisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, VEMUS nezdinde iş başvurusu yapmak üzere bilgilerini paylaşan veri sahiplerine ait, başvuru değerlendirme sürecinde kullanılan kişisel veriler	Özgeçmiş, mülakat notları, kişilik testleri sonuçları v.b.
Çalışan İşlem Bilgisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, çalışanların veya işle ilgili gerçekleştirdiği her türlü işleme ilişkin kişisel veriler	İşe giriş-çıkış kayıtları, iş seyahatleri, katıldığı toplantılara ilişkin bilgiler, güvenlik sorgusu, mail trafikleri izleme bilgisi, araç kullanım bilgisi, şirket kredi kartı harcama bilgisi v.b.
Çalışan Performans ve Kariyer Gelişim Bilgisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, çalışanların performanslarının ölçülmesi ve kariyer gelişimlerinin insan kaynakları politikaları kapsamında planlanması ve yürütülmesi amacıyla işlenen kişisel veriler	Performans değerlendirme raporları, mülakat sonuçları, kariyer gelişimine yönelik eğitimler v.b.
Yan Haklar ve Menfaatler Bilgisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, çalışanlara sunulan yan hak ve menfaatlerin planlanması ve çalışanların bunlardan faydalandırılmasına yönelik işlenen kişisel veriler	Özel sağlık sigortası, araç tahsisi v.b.
Pazarlama Bilgisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, VEMUS tarafından pazarlama faaliyetlerinde kullanılacak veriler	Pazarlama amacıyla kullanılmak üzere toplanan kişinin alışkanlıkları, beğenilerini gösteren raporlar ve değerlendirmeler, hedefleme bilgileri, cookie kayıtları, veri zenginleştirme faaliyetleri, v.b.
Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, hukuki alacak ve hakların tespiti ve takibi ile borç ve kanuni yükümlülüklerin ifası amacıyla işlenen kişisel veriler	Mahkeme ve idari merci kararları gibi belgelerde yer alan veriler
Denetim ve Teftiş Bilgisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, VEMUS’un kanuni yükümlülükleri ve şirket politikalarına uyumu kapsamında işlenen kişisel veriler	Denetim ve teftiş raporları, ilgili görüşme kayıtları ve benzeri kayıtlar
Özel Nitelikli Kişisel Veri	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri	Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inanç, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyelik bilgisi, sağlık ve cinsel hayat ile ilgili veriler, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler, biyometrik veriler, genetik veriler
Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, VEMUS’a yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikayetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler	Şirketlere yönelik her türlü talep ve şikayetler, bunlarla ilgili kayıt ve raporlar
İtibar Yönetimi Bilgisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, VEMUS’un, hissedarlarının, çalışanlarının, iş ortaklarının veya müşterilerinin itibarını etkileme ihtimali bulunan kişisel veriler	Şirket ile ilgili sosyal medyada çıkan olumsuz haberlerde yer alan kişisel veriler v.b. bilgiler
Görsel ve İşitsel Veri	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, kişisel veri sahibiyle ilişkilendirilen görsel ve işitsel kayıtlar	Fotoğraflar, kamera kayıtları ve ses kayıtları

Ek-2: Tanımlar

İfade	Kanun’daki Tanım
Açık rıza	Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
Anonim hâle getirme	Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi
İlgili kişi	Kişisel verisi işlenen gerçek kişi (Politika’da “veri sahibi” şeklinde ifade edilmektedir)
Kişisel veri	Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiKişisel verilerin işlenmesi
Kişisel verilerin işlenmesi	Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem
Veri kayıt sistemi	Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistem
Veri sorumlusu	Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi

Gizlilik Anlaşması